Vorbereitung für das Mitarbeitergespräch

Das Mitarbeitergespräch (abgekürzt MAG) ist ein bekanntes und unabdingbares Mittel der Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer bzw. Führungskraft und Mitarbeiter. Oft werden sie regelmäßig oder zumindest einmal jährlich durchgeführt, um bestimmte Dinge zu besprechen. Dies können Entwicklungsmöglichkeiten, Leistungsbeurteilungen oder Zielvereinbarungen sein. Viele Gespräche werden aufgrund ihrer Regelmäßigkeit und der besseren Protokollierung nach bestimmten Checklisten oder Leitfäden durchgeführt. So wird das Gespräch strukturiert und es wird nichts vergessen. Die Elemente dieser Leitfäden/Checklisten sind variabel und unterscheiden sich je nach Bedarf. Für ein Gespräch wegen eines Konflikts beispielsweise sind andere Eckpunkte nötig als bei einem Gespräch wegen einer Mitarbeiterbewertung oder wegen Ablauf einer Befristung. Doch zur Vorbereitung eines Mitarbeitergesprächs gehört nicht nur die Wahl eines guten Leitfadens.

Auch die praktische Vorbereitung bedarf einiger Überlegungen. So ist ein Mitarbeitergespräch an einem Freitagnachmittag vom Zeitpunkt her nicht gerade günstig gewählt. Zu diesem Zeitpunkt befinden sich Vorgesetzter und Mitarbeiter möglicherweise schon gedanklich im Wochenende. Das Ziel einer jeden Mitarbeiterbesprechung sollte die Motivation sein, deshalb ist die Wahl des Zeitpunktes wichtig. Üblicherweise ist ein Gespräch an einem Donnerstag, vor- oder nachmittags, am erfolgreichsten.

Weiterhin dient der Vorbereitung die Überlegung, ob bestimmte Dokumente oder Vereinbarungen vorzubereiten sind. Idealerweise kann man sie so in dem Gespräch bereits konkret besprechen, ohne dass im Nachhinein weitere Gespräche notwendig werden müssen. Auch die Frage, ob eventuell der Betriebsrat oder die Personalabteilung zugegen sein muss, ist wichtig zu klären, um Umständlichkeiten und Verzögerungen während des Gesprächs zu vermeiden.

Ob Mitarbeiter oder Vorgesetzter: Jeder sollte sich im Vorfeld der Mitarbeiterbesprechung nochmals vergewissern, dass er sich über die eigene und die Position des anderen bewusst ist. So werden Missverständnisse vermieden und es werden klare Verhältnisse geschaffen. Wird in dem Gespräch herausgearbeitet, dass der Mitarbeiter noch Defizite in gewissen Bereichen hat, so ist das keineswegs von Nachteil, denn diese kann der Mitarbeiter nach einem Kompakttraining schnell wieder beheben.