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Ordner ordnen leicht gemacht

In einem gut geführten Büro geht ohne eine ebenso gute Büroorganisation gar nichts. Trotz zunehmender Digitalisierung gibt es noch immer eine große Menge an Dokumenten, die übersichtlich in Ordnern aufbewahrt werden müssen. Wenn diese Ordner jedoch immer weiter gefüllt werden, geht irgendwann auch der Überblick verloren. Daher ist es für einen reibungslosen Ablauf des Büroalltags und somit auch für den Erfolg des Unternehmens von zentraler Bedeutung, dass in jedem Ablagesystem Ordnung herrscht.

Ordner logisch strukturieren

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, einen Ordner übersichtlich zu führen. Eine davon ergibt sich durch die Nutzung der Trennblätter. Hierbei handelt es sich um Register, die am rechten Rand etwas breiter und auf der anderen Seite gelocht sind. Mit Trennblättern kann ein Ordner thematisch gegliedert werden. Vorteilhaft ist auch, dass die Blätter zugeschnitten und auf die individuellen Bedürfnisse angepasst werden können. So entsteht eine individuelle Ordnerstruktur, die genau auf das Unternehmen angepasst ist.

Wer sich die Arbeit mit dem Zuschneiden nicht machen möchte, kann auf sogenannte Blanko-Register zurückgreifen. Diese sind bereits zugeschnitten und in das vorgesehene Beschriftungsfeld muss nur noch eingetragen werden, was sich auf den folgenden Seiten im Ordner verbirgt.

Alphabetisch sortieren

Soll beispielsweise ein Ordner angelegt werden, in welchem sich Kontaktdaten von Kunden oder Geschäftspartnern befinden, so sind alphabetische Register eine gute Wahl. Mit nur einem Handgriff sind die gewünschten Dokumente gefunden.

Register bietet der Fachhandel in verschiedenen Materialien. Als besonders strapazierfähig hat sich hier das Material Kunststoff herauskristallisiert. Alphabetische Register gibt es jedoch auch in der klassischen Karton-Variante.

Neben den alphabetischen Registern finden sich weitere Modelle, die den Büroalltag vereinfachen. So lassen sich in den Ordner auch Zahlen-, Monats- oder Tagesregister platzieren, je nachdem, welche Strukturierung angestrebt wird.

Der Ordner im Ordner

Sollen geschäftliche Unterlagen im Gesamten abgeheftet werden, so lohnt es sich häufig nicht, hierfür einen eigenen Ordner anzulegen. Praktischer ist es da, einen Schnellhefter zu nutzen. In diesen können mehrere lose Blätter problemlos eingeheftet werden. Es gibt im Handel Schnellhefter, die auf der linken Seite gelocht ist, sodass sie sich mühelos in den Ordner einheften lassen. Auch Schnellhefter gibt es in unterschiedlichen Größen, sodass immer das passende Format gewählt werden kann.

Mit Trennblättern, Registern und Schnellheftern schaffen Unternehmen ein perfektes System in ihrer Ordnerstruktur. Kundenkontakt-Daten oder geschäftliche Abläufe sind stets griffbereit und müssen nicht erst lange gesucht werden. Da die Register am rechten Rand breiter sind und somit weiter als die anderen eingehefteten Blätter hervorstehen, sind sie schnell aufgeschlagen und das gewünschte Dokument ist ebenso schnell gefunden. Für nur wenige Euro bekommen Unternehmen praktische Bürohelfer, die das Arbeiten deutlich erleichtern.

Bildquelle: markusspiske (pixabay.com); Public Domain CC0 1.0



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